从发布 邮件管理员

研究表明电子邮件在商务沟通中占主导地位,但流程不良会导致生产力下降并使员工沮丧

发表2021年1月7日

邮件管理员研究发现32%的员工每周花费近一个工作日来管理收件箱

2021年1月7日: 电子邮件仍然很容易成为最常用和最重要的通信工具,但是缺乏电子邮件管理对业务效率产生了重大影响。这些是今天由 邮件管理员,领先的电子邮件管理解决方案,并且是 奥雅纳集团,一家跨国跨国专业服务公司,对来自英国和美国组织的1,000多名决策者进行了调查。

电子邮件和文档管理使用情况基准 报告发现,十分之九的员工(91%)使用电子邮件与客户进行通信,而61%的员工比其他任何形式的通信工具更喜欢使用电子邮件。相比之下,有11%的受访者表示他们首选的媒介是Skype和WhatsApp,还有5%的受访者更喜欢使用Slack。

但是,电子邮件的持续低效使用和管理已导致其对企业的效率和生产力产生重大影响。三分之一的受访者(32%)每天花费至少一小时(相当于每周近一个工作日)来管理他们的电子邮件收件箱,而70%的受访者认为这是劳动力生产力最大的消耗之一。此外,有73%的受访者表示,浪费太多时间试图查找电子邮件,而38%的受访者认为,在收件箱中查找信息“不是很容易”。

邮件经理商务总监Jacob Wardrop说:“电子邮件是今天的来信。尽管Slack和WhatsApp之类的工具非常适合进行非正式通信和聊天,但电子邮件仍然是正式通信的核心通信方法。

“在数字时代之前,公司会以信件形式发送正式信件,这些信件将被物理存储。现在,电子邮件是进行正式通信的工具,但是即使是数字通信,也仍然需要归档和安全存储此通信。”

电子邮件管理不善会降低生产力

不到一半的组织(46%)使用正式的付费电子邮件管理解决方案,只有35%的组织使用专用的文档管理解决方案。结果,有46%的受访者表示他们保存或存储的电子邮件不到一半,而62%的受访者仍保留电子邮件的纸质副本。此外,将近四分之一的受访者(23%)表示,电子邮件提交不被视为其质量管理程序的一部分。

这种连锁反应的结果是,员工无法在收件箱中找到特定的文档而感到沮丧(56%),最终导致他们浪费时间(60%),生产力较低(50%)并失去了可见性缺少纸质记录(52%)的项目信息。

电子邮件对于业务沟通仍然至关重要

电子邮件继续用于广泛的业务目的,最常见的是内部和团队沟通(74%)和客户沟通(70%)。这对于内部共享项目工作(68%),共享合同(65%)和重要文档(63%)以及与客户共享项目工作(62%)之类的任务也至关重要。

研究还强调了管理电子邮件的重要性,被调查者声称这对于提供良好的记录管理(87%),提供更好的信息可见性(86%)和质量管理(84%)至关重要。 84%的受访者还声称,电子邮件管理不善可能会对他们的业务造成重大影响。

Wardrop补充说:“来自英国和美国企业的见解表明,在电子邮件和文档管理方面,他们面临着常见问题。很明显,电子邮件对于保持员工尽可能高效并保持与客户的牢固关系至关重要。

“但是,企业仍未部署有效的电子邮件和文档管理解决方案,以使员工的生活更轻松,并帮助他们在需要时快速找到所需的文档和信息。结果,人们仍然因为浪费时间在电子邮件收件箱上而感到沮丧,这意味着他们无法像他们和雇主所希望的那样高效。

将完整报告下载到 在这里研究.

编者注

这项研究调查了1,002位商业领袖和决策者-英国500位和美国502位-涉及从会计,商业房地产,金融,医疗保健和高等教育到法律,制造业,石油和天然气的众多行业以及可再生能源。受访者来自各个业务领域,行业,从小型组织到大型企业。该研究由Sapio Research于2020年12月进行。

关于邮件管理器

邮件管理员是由Arup开发的领先的电子邮件管理解决方案。 邮件管理员与全球2500多家公司合作,超过70,000个用户受益于强大的归档和搜索功能。有关更多信息,请访问 www.mailmanager.com.